La digitalisation des entreprises : quels avantages et inconvénients ?

Par définition, la dématérialisation est l’action de rendre immatériel. L’objectif de cette transformation digitale est de passer du format papier directement au format numérique grâce à la gestion électronique des données. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Zen Pro + (ex La Plateforme du Paysagiste) vous dit tout sur la dématérialisation, ses avantages et inconvénients.

Les avantages de la dématérialisation 

La dématérialisation des documents et des processus de travail est dans l’ère du temps quel que soit le domaine : facturation, ressources humaines, gestion des clients, communication… Voici les raisons de les dématérialiser au maximum afin de gagner en productivité et en réactivité.  

La dématérialisation permet un gain d’espace  

Grâce à la numérisation des documents, et donc à la dématérialisation de ceux-ci, vous gagnez beaucoup de place. Tous les mètres carrés nécessaires au stockage de papier sont désormais inutiles. 

Le stockage numérique a évolué depuis son apparition sur divers supports : sur CD, puis sur clé USB et désormais sur des serveurs en ligne. Finalement, louer des espaces de stockages numériques est un réel gain économique plutôt que de conserver toutes les archives papiers. 

  

La dématérialisation permet l’accès facile aux données  

Le deuxième avantage de la dématérialisation de vos données est la possibilité d’accéder, de modifier, de créer ou de partager des fichiers (documents, articles, photos, vidéos…) de façon instantanée avec qui vous voulez, quand vous le voulez et où vous voulez.  

Les fichiers de partage permettent une coordination et une organisation de travail plus facile. Ainsi, même si les services concernés ne se trouvent pas au bureau, ils peuvent accéder en ligne aux documents nécessaires. Cette facilité d’accès permet à certaines entreprises d’opter pour le télétravail c’est-à-dire le travail à distance. 

  

La dématérialisation permet la traçabilité des documents  

La dématérialisation accroît la productivité au sein des entreprises. En effet, la transmission des informations, données et documents n’est plus une perte de temps. Grâce à la rapidité de transmission, au rangement, au tri des documents et à l’historique enregistré, les recherches sont fluides et efficaces. 

  

La dématérialisation a une valeur légale  

L’archivage numérique facilite le traitement des données à distance. Il existe, dans les espaces de stockages, des outils de « protection », comme un coffre-fort numérique pour sécuriser les données, ou encore la signature électronique, qui justifie l’identité du signataire et qui a une valeur légale.   

  

La dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique  

Dématérialiser les documents et données d’une entreprise sur le web permet de réduire significativement son empreinte écologique : moins de ressources utilisées, et surtout moins de papier !  

Moins de papier, c’est également moins de consommation d’encre et donc une meilleure protection de l’environnement.  

Les inconvénients de la dématérialisation

Comme tout, la dématérialisation comporte également des inconvénients qui ne le sont pas réellement si vous choisissez la bonne plateforme pour vous accompagner dans cette transformation. 

  

La sécurisation des données 

Qui dit numérique dit sécurité et confidentialité des données à surveiller. Il est primordial de stocker ses données aussi bien personnelles que professionnelles sur un logiciel, un serveur ou une plateforme sécurisé(e). En effet, les risques de perte ou de fraude sont bien réels. Pour ces raisons, dans le cadre de votre activité professionnelle, il est important de choisir un logiciel de facturation et de gestion certifié conforme à la législation en vigueur comme l’est Zen Pro +. 

  

L’investissement de temps 

La numérisation de tous les documents initialement produits au format papier requiert du temps. En effet, passer à la dématérialisation n’est pas une mince affaire. Bien que ce soit facile pour les futurs documents à produire, pour les documents déjà produits à archiver, cela demande du temps et de la patience ! Zen Pro + permet de vous faire gagner du temps en vous permettant par exemple, d’intégrer d’un seul clic plusieurs clients dans votre répertoire. 

  

Une formation est souvent nécessaire 

Le digital et de ce fait la dématérialisation requiert des compétences informatiques certaines pour apprendre à maîtriser les outils digitaux utiles à la dématérialisation. Zen Pro + propose des formations gratuites, illimitées et personnalisées à son outil de gestion et de facturation afin de vous permettre facilement de vous former à la dématérialisation ou de mettre à jour vos compétences. 

Pour résumer, Zen Pro + vous permet de dématérialiser une grande partie de votre gestion d’entreprise : devis, factures, fichier clients, bons d’intervention, comptabilité… Retrouvez tout ce dont vous avez besoin pour votre activité professionnelle sur une seule et même plateforme. Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion et de facturation et êtes intéressé(e) par Zen Pro + ? Prenez contact avec nos équipes pour organiser une démo gratuite.