Retour sur notre passage à Dijon, le 21 février

Lors de notre rencontre à Dijon il y a quelques jours, nous avons pu identifier un enjeu majeur pour nos clients : les impayés et le retard de paiement. Beaucoup de petites et moyennes entreprises ne disposent pas d’une très forte trésorerie et l’accumulation de retards peu rapidement devenir problématique. C’est pourquoi La Plateforme Du Paysagiste, l’accompagnateur de votre transformation digitale, comprend des formats de devis prédéfinis, respectant toutes les règlementations en vigueur. Avoir un devis en bonne et due forme est en effet le moyen le plus efficace d’éviter les impayés ou tout autre déconvenue !

 

Mentions obligatoires : comment faire un devis irréprochable ? 

Comme tout document à valeur légale, les devis suivent diverses règles incontournables et doivent notamment contenir plusieurs mentions obligatoires :

  • Les coordonnées de l’entreprise (nom, raison sociale, forme et statut juridique, numéro individuel d’identification à la TVA) mais aussi celles du client
  • La date exacte du devis et la durée de validité de ce dernier, mais aussi la date de commencement et la durée estimée des prestations
  • L’indication du caractère gratuit ou payant du devis ainsi que les modalités de paiement
  • La mention « Bon pour accord »

Au-delà de ces mentions légales, nous conseillons également de joindre au devis les conditions générales de vente (CGV) avant d’entamer toute relation commerciale. Il est important de noter que les CGV doivent impérativement être communiquées au client, les joindre au devis évite donc tout oubli ultérieur. Elles peuvent être envoyées sur un document séparé ou tout simplement ajoutées à la suite du devis. Encore une fois, plusieurs mentions règlementaires doivent y figurer : les conditions et modalités de paiement, les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités de retard.

Il est parfois difficile de penser à tous ces détails lorsque nous jonglons avec les tâches quotidiennes : suivi de chantier, gestion des stocks, recrutement, gestion de la relation client, etc. Afin d’aider les chefs d’entreprises et leurs collaborateurs à optimiser leur quotidien et à éviter toute erreur, nous avons décidé d’inclure l’ensemble de ces mentions obligatoires dans nos devis prédéfinis. L’objectif : mettre encore une fois les nouvelles technologies au profit des paysagistes via un progiciel de gestion intuitif, simple d’utilisation et à la portée de tous.

 

Quelques bonnes pratiques supplémentaires pour éviter les impayés

Notre progiciel de gestion spécialement conçu pour les entreprises du paysage permet de s’assurer la création de devis irréprochables. Mais plusieurs autres bonnes pratiques peuvent être adoptées pour réduire encore davantage le risque d’impayés !

Nous conseillons ainsi à l’ensemble des professionnels concernés de faire signer un « bon de chantier » ou « bon d’intervention » une fois le chantier débuté. Cela permet de valider officiellement avec le client que l’ensemble des prestations initialement présentes dans le devis sont respectées.

L’ensemble des documents doit également être conservé en cas de litige : bons de commande, confirmations de commande (avec accusé de réception), devis validés, bons de livraison, échanges d’e-mails ou de courriers, comptes-rendus de chantiers avec photos, échéancier et factures. Toutes ces pièces justificatives seront essentielles en cas de contentieux et de procédures judiciaires.

Mais avant d’en arriver là, la manière la plus efficace d’éviter un non paiement est d’adopter une grande rigueur sur le suivi de chantier, dans un premier temps, mais aussi sur l’émission des factures. Si vous respectez les échéances, votre client sera plus enclin à en faire de même ! Les factures doivent être établies dès la livraison du chantier et contenir, encore une fois, les mentions obligatoires nécessaires et la date de règlement convenue. Ici aussi, un logiciel de gestion est un véritable atout pour les entreprises.

Toujours motivés par la volonté de tirer parti de la transformation digitale pour servir au mieux les professionnels, nous avons également ajouté un système d’assistant virtuel à notre outil afin de rappeler aux utilisateurs quelques bonnes pratiques commerciales qui minimiseront les risques d’impayés, comme notamment le fait d’effectuer une relance au client avant la date d’échéance ou dès les premiers jours de retard. En plus de renforcer les liens humains et relationnels, prendre contact directement avec son client permet de déclencher le paiement lorsqu’il s’agit seulement d’un oubli ou de prendre vite connaissance d’une potentielle réclamation expliquant le paiement tardif.

Vous l’aurez donc compris, éviter les impayés demande une grande rigueur administrative, ce qui est parfois compliqué pour les chefs d’entreprises gérant eux-mêmes cette partie ou pour les équipes réduites ! C’est pourquoi les nouveaux outils de gestion sont un véritable atout concurrentiel pour les petites et moyennes entreprises. Nous avons conçu notre outil pour qu’il soit le plus complet possible. Et nous sommes ravis de voir, tout au long de notre Tour de France, que cela répond parfaitement à vos besoins.

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