Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Une facture répond à plusieurs objectifs  :   

• D’un point de vue commercial, elle récapitule les prestations de services réalisées et/ou les produits vendus (livraison de biens) à un moment donné ;  
• D’un point de vue comptable, elle représente un élément de preuve comptable pour justifier les entrées d’argent ;  
• D’un point de vue fiscal, elle fait office de justificatif pour la collecte et la déduction de la TVA à présenter en cas de demande par l’administration générale des finances ;  
• D’un point de vue juridique, elle est la preuve de la réalisation de la prestation et/ou de la vente qui constate le droit des émetteurs de factures d’exiger le paiement d’une somme d’argent.

Afin de répondre à tous les objectifs cités ci-dessus, l’émission d’une facture est encadrée par la loi et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En effet, toutes les entreprises émettrices doivent faire apparaître plusieurs mentions obligatoires sur toutes les factures et ce quel que soit leur type (facture, facture d’acompte, facture de solde, facture d’avoir…). Mais quelles sont les mentions obligatoires des factures ? Sont-elles identiques en fonction du destinataire de la facture, en fonction de si l’entrepreneur est vendeur ou prestataire ? Zen Pro + répond à vos questions et vous donne, au menu de cet article, toutes les informations clés mais également toutes les bonnes pratiques à savoir afin de vous guider dans la bonne réalisation de vos factures en France  !  

Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture ?   

Aussi bien pour une facture de prestations de service que pour les factures de ventes de marchandise, l’édition d’une facture est soumise à l’insertion de données obligatoires. Parmi elles figurent les mentions obligatoires relatives à l’identification de la facture, de l’émetteur, du client, des prestations, des informations globales et enfin des données relatives aux conditions de paiement.  C’est l’article L441-9 du code de commerce qui cadre la liste mise à jour des mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une facture.

Les mentions relatives à l’identification de la facture  

• La numérotation, c’est-à-dire que la facture doit comporter un  numéro de facture qui possède une  séquence chronologique continue et unique du document. Le format de la numérotation est personnalisable en fonction des sociétés : le nomenclature possible peut être imposée par votre comptable par exemple. Il ne peut être changé en cours d’exercice fiscal ;
• Le type de document : il s’agit de la distinction entre les différents types de facture, facture d’acompte, facture de solde, facture d’avoir, etc. ;  
• La date d’émission : pour rappel, la date d’émission correspond obligatoirement à la date à laquelle la facture a été créée ;  
• La référence : il s’agit du numéro de devis ou du numéro de bon de commande/bon de passage à partir duquel la facture a été émise ;  
• La date/période de livraison ou d’exécution de la prestation : il s’agit d’une mention globale si la date ou la période concerne toutes les lignes de prestation de la facture. Cette donnée doit être mentionnée à la ligne si jamais les dates/périodes de livraison ou d’exécution diffèrent d’une prestation ou d’une vente à l’autre.  

Les mentions relatives à l’entreprise émettrice de factures, c’est-à-dire l’identité du prestataire de services et/ou l’identité du vendeur :  

• La raison sociale ;  
• L’adresse du siège social, c’est-à-dire le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays ;  
• Les coordonnées complètes de l’établissement de facturation : l’identification et l’adresse complète, c’est-à-dire la dénomination sociale, le numéro de SIRET, le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays uniquement si le nom et adresse de facture diffèrent de celle du siège social ;  
• La forme juridique/le statut juridique (entreprise individuelle, SARL, SAS…)  ;  
• Le capital social, sauf pour les micro-entrepreneurs et les entreprises individuelles ;  
• Le numéro de TVA intracommunautaire, sauf pour les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA (exonération de TVA° pour lesquels la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code Général des Impôts/CGI » doit figurer ;  
• Le numéro SIRET ou le numéro SIREN ;  
• Le numéro RCS ;  
• La ville du greffe d’immatriculation ;  
• Le numéro d’inscription au répertoire des métiers : sont enregistrées au répertoire des métiers les entreprises qui possèdent moins de 10 employés et qui réalisent, entre autres, des prestations de terrassement ;  
• Le code APE ;  
• L’assurance professionnelle décennale agréée, si la société en possède une, comprenant le numéro de contrat et la zone géographique couverte ainsi que le nom, l’adresse complète, le numéro de téléphone de l’assureur.  

Ces mentions sont fréquemment référencées en pied de page de la facture.

Les mentions relatives au destinataire de la facture, c’est-à-dire à l’identité des clients professionnels et particuliers acheteur ou bénéficiaire de la prestation de service :   

• Le numéro de client : cette donnée obligatoire permet, notamment en cas d’homonymes, de distinguer l’identité du client concerné. Ce numéro est applicable aussi bien pour le client personne physique que pour le client personne morale ;  
• Le nom ou la raison sociale du client professionnel ;  
• L’adresse de facturation complète c’est-à-dire le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays ;  
• Dans le cas où l’adresse de facturation est différente de celle de chantier il faut mentionner l’adresse complète du lieu d’intervention ou de livraison comprenant le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays afin de définir la couverture géographique du contrat ou de la prestation ponctuelle ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire (notamment pour les prestations réalisées au sein de l’Union Européenne), de l’adresse du client et de l’adresse de chantier uniquement pour les clients professionnels.  Le numéro de SIREN ou SIRET peut également être demandé de manière facultative.

Les mentions relatives aux données des lignes de facturation :   

• Le code produit du produit ou de la prestation ;  
• Le libellé/la désignation des produits ou services ;  
• La quantité ;  
• L’unité de mesure nécessaire à la ligne (taux horaire, kg, unité, forfait…) ;  
• Le prix unitaire hors taxe (HT) ;  
• Le montant total HT de la ligne de facture ;  
• Le taux de TVA appliqué à la ligne.  

  De manière générale, ces informations, notamment la quantité et dénomination précise figurent sur une seule et même ligne de facturation.

Les mentions relatives aux données totales de la facture :  

• Le montant total hors taxe (HT) par taux de TVA ;  
• Le montant total HT de la facture ;  
• Le montant de la TVA par taux de TVA ;  
• Le montant total de la TVA ;  
• Le montant total à payer TTC (toutes taxes comprises).

Les mentions relatives aux conditions de règlement et au logiciel utilisé :  

• La date d’échéance de paiement ou le délai de paiement de la somme totale à payer qui varie en fonction de s’il s’agit d’une facture réalisée entre professionnels ou lorsque le client est un particulier  ;  
• La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ en cas de retard de paiement uniquement sur les factures à destination de clients professionnels (garantie légale) ;  
• Le taux de pénalités de retard uniquement sur les factures à destination de clients professionnels ;  
• La restitution de la signature électronique qui permet de prouver que la facture a été produite sur un logiciel de facturation sécurisé conforme à la loi anti-fraude TVA de 2018.  
• Pour information, si une facture comporte plusieurs pages, le nombre de pages doit également figurer sur la facture.

Les factures acquittées

Une fois que la facture est réglée par votre client, il peut vous demander une facture acquittée. Il s’agit d’une facture qui comporte le mention « acquittée » avec la date de règlement ainsi que le moyen de paiement utilisé. Par exemple, une mention qui pourrait figurer sur la facture est la suite « Facture acquittée par carte bancaire le 28/02/2024 ». Si jamais la facture a été acquittée en plusieurs règlements, toutes les dates, tous les moyens de paiement et les montants réglés sont mentionnées sur la facture. Par exemple, cette mention pourrait figurer sur une facture « Facture acquittée par chèque et carte bancaire le 28/02/2024 » ou encore « Facture acquittée via un règlement par chèque le 28/02/2024′.

Rappel de quelques règles de facturation   

Les factures d’acompte, les factures de solde et les factures d’échéances doivent obligatoirement être émises à partir d’une opération commerciale passée, c’est-à-dire d’un devis car elles doivent avoir pour référence un document comptable sur lequel sont mentionnées toutes les prestations réalisées et/ou les marchandises vendues. De plus, les factures de solde doivent indiquer le(s) numéro(s) de facture(s) d’acompte précédemment émise(s) ainsi que le(s) montant(s) de l’acompte, la date de versement et le montant restant dû sur la facture de solde.  

Obligation légale pour un cas particulier : depuis le 1er juillet 2021, de nouvelles mentions obligatoires sont applicables aux activités qui génèrent des déchets comme les les jardiniers-paysagistes. En effet, un décret impose que ces corps de métiers  doivent faire figurer sur leurs devis et factures la gestion des déchets générés à partir du chantier (type de déchet, quantité générée, coût de gestion…).  

Combien de temps conserver les factures ? Les documents comptables dont les factures doivent être conservées 10 ans par l’entreprise émettrice. Les délais de conservation sont incompressibles.

Que risquent les entreprises émettrices de factures si des mentions sont manquantes ou erronées ?  

En cas de contrôle par l’administration fiscale, des mentions légales manquantes ou erronées peuvent être relevées sur les factures précédemment émises. Dans ce cas, l’entreprise émettrice risque d’être sanctionnée d’une :    

• Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture ;  
• Amende administrative pouvant aller jusqu’à  375 000 € pour une personne morale pour infractions aux règles comptables. Ces pénalités en cas d’oubli  peut augmenter en cas de défaut de facturation ou encore de factures fictives.  

Il s’agit des montants appliqués en cas d’absence ou d’inexactitude dans le cadre d’une première sanction. La somme de l’amende peut être doublée en cas de récidive. Ainsi, vous l’aurez compris, le montant de l’amende dépend du nombre de mentions manquantes. Pour éviter de mettre votre entreprise en difficulté, faites le choix Zen Pro + !

Comment éditer une facture dans les règles de l’art ?  

Pour ne prendre aucun risque et être en conformité totale avec la loi, utilisez Zen Pro +  !  Logiciel de gestion et de facturation dédié aux entrepreneurs (entrepreneur individuel, TPE, PME…), Zen Pro + vous permet d’éditer des factures, des factures d’acompte, des factures de solde et des factures d’avoir conformes avec la réglementation en vigueur et les obligations légales grâce à des modèles de factures prédéfinies (d’autres modèles de document sont également disponibles : devis, bon d’intervention…). Le modèle de facture est comporte toutes les mentions obligatoires pour vous assurer une conformité totale de votre facturation.  Sur Zen Pro +, vous pouvez créer des accès au logiciel pour votre équipe afin qu’elle puisse également créer ou consulter les factures.

Le petit + de Zen Pro + ? Vous pouvez envoyer vos factures par voie postale. En cas de non-paiement de votre facture, vous pouvez déclencher en quelques clics un service de relances et de recouvrement des impayés vous permettant ainsi de préserver votre trésorerie.

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Il est temps de passer à l’ère du digital ! En effet, dans quelques mois avec la loi de facturation électronique, le format papier pour la facturation entre professionnels sera refusé. Il faudra obligatoirement passer par un logiciel de gestion et de facturation.

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