La dématérialisation des documents et des processus de travail est dans l’ère du temps. Voici les raisons de dématérialiser au maximum afin de gagner en productivité et en réactivité. 

  • Gain d’espace 

Grâce à la numérisation des documents, et donc à la dématérialisation de ceux-ci, vous gagnez beaucoup de place. Tous les mètres carrés nécessaires au stockage de papier sont désormais inutile.

Le stockage numérique a évolué depuis son apparition : sur CD, puis clé USB et désormais sur des serveurs. 

Au final, louer des espaces de stockages numériques est un réel gain économique plutôt que de conserver toutes les archives.  

  • L’accès facile aux données 

Le deuxième avantage de la dématérialisation de vos données est la possibilité d’accéder, de modifier, de créer ou de partager des fichiers de façon instantanée avec qui vous voulez, quand vous vous voulez et où vous voulez. 

Les fichiers de partage permettent une coordination et une organisation de travail plus facile. Ainsi, même si les personnes concernées ne se trouvent pas au bureau, elles peuvent accéder en ligne aux documents nécessaires.

Cette facilité d’accès permet à certaines entreprises d’opter (pour certains collaborateurs) pour le télétravail (ou travail à la maison). 

  • Traçabilité des documents 

La dématérialisation accroit la productivité au sein des entreprises. En effet, la transmission des informations, données et documents n’est plus une perte de temps. Grâce à la rapidité de transmission, au rangement / tri des documents et à l’historique enregistré, les recherchent sont fluides et efficaces.

  • Valeur légale 

L’archivage numérique facilite le traitement des données à distance. Il existe, dans les espaces de stockages, des outils de « protection », comme un coffre-fort numérique pour sécuriser les données ; ou encore la signature électronique, qui justifie l’identité du signataire et qui a une valeur légale.  

  • Et si on parlait d’écologie ? 

Dématérialiser les documents et données d’une entreprise sur le web permet de réduire significativement son empreinte écologique : moins de ressources utilisées, et surtout moins de papier ! 

Moins de papier, c’est moins de consommation d’encre et donc une meilleure protection de l’environnement. 

La Plateforme du Paysagiste vous permet de dématérialiser une grande partie de votre gestion d’entreprise : devis, factures, fichier clients, bon d’intervention, comptabilité… Retrouvez tout ce dont vous avez besoin à un seul endroit ! 

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