Comment numéroter ses factures ?

L’article L441-9 du code du commerce précise toutes les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur une facture, le numéro de cette dernière en fait partie. Quelles sont les règles à respecter concernant la numérotation des factures émises et comment respecter ces contraintes ? Zen Pro + (ex La Plateforme du Paysagiste) vous donne toutes les informations pratiques à connaître sur les règles de numérotation de factures et les règles de facturation afin que votre entreprise soit en conformité avec la loi.

Qu’est-ce qu’un numéro de facture ? 

Le numéro de facture correspond à « l’identifiant » de cette dernière. Il s’agit d’une mention obligatoire sur les factures. Ce numéro permet d’identifier clairement et sans équivoque la facture dans la comptabilité et ainsi retrouver, entre autres, le client à qui elle est destinée, les prestations facturées et les montants totaux. Afin de respecter la législation en vigueur, le numéro de facture est basé sur une séquence chronologique continue et unique, qui va de 1 en 1. Concrètement, cela signifie que la facture doit posséder un numéro unique basé sur le respect de règles précises. En effet, la numérotation de la facture doit être  :   

• Unique, c’est-à-dire que deux ou plusieurs factures ne peuvent disposer du même numéro ; 
• Continue, c’est-à-dire sans rupture, il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle une facture n’est pas supprimable d’un point de vue comptable ; 
• Chronologique, c’est-à-dire qu’une facture émise à J+2 doit avoir un numéro supérieur à une facture émise à J-1. 

Afin de respecter les critères de la série de numérotation unique, continue, respectant un ordre chronologique qui va de 1 en 1 lors de l’émission des factures, il n’est pas possible que deux factures portent le même numéro et il est interdit de supprimer une facture. Si en cas d’erreurs vous souhaitez l’annuler, la supprimer ou la modifier, il vous faudra alors générer un avoir qui viendra annuler une facture d’un point de vue comptable. Les factures d’avoir sont également soumis à l’obligation relative à la numérotation des factures  !  

Si une facture comporte plusieurs pages, toutes les pages de cette dernière doivent avoir le même numéro de facture étant donné qu’il s’agit d’un document unique. Le numéro de facture doit notamment être mentionné sur toutes les pages de la facture. Par ailleurs, le nombre total de pages doit également être mentionné. 

Comment choisir la nomenclature des factures ? 

Sur Zen Pro +, chaque facture créée possède un numéro unique dont la nomenclature proposée par défaut est la suivante :  

• FC : préfixe désignant une abréviation pour « facture »  
• Année : année de création de la facture  
• Mois : mois de création de la facture  
• Nombre de factures éditées durant l’année N  

Ces quatre éléments sont séparés par des tirets, de la façon suivante :  

FC-[année N]-[mois de l’année]-[nombre de factures éditées l’année N]  

Voici un exemple : si vous éditez votre première facture le 28/01/2021, la facture portera le numéro suivant : FC-2021-01-001. Pour suivre cette nomenclature, si vous éditez votre cinquantième facture le 15/02/2021, la facture portera le numéro suivant : FC-2021-02-050.  

Si le système de numérotation par défaut ne convient pas à votre organisation, vous pouvez légalement en faire la modification à chaque changement d’exercice comptable, peu importe la date, que votre exercice comptable respecte ou non l’année calendaire. Vous pouvez plutôt utiliser un préfixe comme un préfixe temporel (il existe plusieurs catégories de préfixe) ou opter pour une numérotation plus classique, il n’y a pas de règle précise à respecter en termes de constitution du numéro de facture. L’objectif étant de minimiser les changements au cours de la vie de votre entreprise afin de limiter les séries distinctes de numérotations de factures. 

Zen Pro + vous permet de mettre en place une nouvelle numérotation comptable avant la création de la première facture sur la plateforme et à chaque exercice comptable dans les cas suivants, à savoir :  

• La nomenclature par défaut ne vous convient pas ;  
• Vous migrez d’un logiciel à un autre et vous souhaitez prendre la suite de la numérotation pour ne pas créer de rupture dans votre comptabilité ;  
• Vous êtes habitué(e) à une certaine nomenclature ;  
• Vous avez une nomenclature précise à respecter imposée par votre comptable ou vos clients ;  
• Des changements structurels ont eu lieu dans votre entreprise et vous souhaitez commencer la numérotation de zéro ; 
• etc.  

Le conseil Zen Pro :  vous venez de terminer votre processus de création d’entreprise et vous vous lancez sur le marché, nous vous conseillons de ne pas commencer votre numérotation de facture en utilisant seulement le numéro « 1 » qui peut être signe de jeune entreprise et de manque d’expérience sur le marché. 

Zen Pro + est conforme à la législation en vigueur et adapté à l’activité des entrepreneurs 

Zen Pro + est un logiciel de gestion et de facturation en ligne simple et intuitif dédié aux professionnels qui interviennent sur un lieu tiers. Pour vous assurer une utilisation sereine de votre logiciel de facturation, les factures éditées comportent toutes les mentions obligatoires (date d’émission, numéro de facture, catégorie de clients…) et respectent d’un point de vue technique les contraintes légales liées aux numéros de factures. Gérer son entreprise n’aura jamais été aussi facile : utiliser Zen Pro + pour créer une facture, faire une facture d’acompte, une facture de solde, un devis, ou encore un avoir c’est garantir la conformité réglementaire à votre activité grâce à un système de facturation fiable. Zen Pro + facilite vos procédures comptables en vous permettant d’attribuer un accès à votre expert-comptable en ligne. 

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